Les trois blocs du document
Le bilan se lit comme un compte de résultat spécialisé. Il ne demande rien que votre comptabilité ne contienne déjà, à une condition : que l'activité de formation y soit isolée du reste.
- L'identification du prestataire : dénomination, numéro de déclaration, exercice couvert, effectif.
- Le bilan financier : origine des produits par type de financeur, et charges de l'activité de formation.
- Le bilan pédagogique : nombre de stagiaires, heures-stagiaires réalisées, ventilation par type d'action et par public.
Remplir le bilan pédagogique et financier : l'origine des produits
C'est le cadre le plus scruté, parce qu'il révèle immédiatement une incohérence. Chaque euro de chiffre d'affaires de formation doit être rattaché à une origine.
- Entreprises, pour les actions achetées directement sur leur budget.
- Organismes gestionnaires de fonds — dont les opérateurs de compétences — pour les prises en charge.
- Pouvoirs publics : État, Régions, France Travail, autres financeurs publics.
- Particuliers, pour les formations payées à titre personnel.
- Autres organismes de formation, pour la part réalisée en sous-traitance pour leur compte.
La ligne qui trahit un montage mal déclaré
Une part importante de produits d'origine mutualisée chez un prestataire non certifié est une incohérence visible en une seconde. À l'inverse, la ligne « autres organismes de formation » est la ligne normale d'un formateur qui travaille en sous-traitance.
Les heures-stagiaires, le chiffre qu'on reconstitue mal
Une heure-stagiaire correspond à une heure de formation suivie par une personne. Une session de deux jours, soit quatorze heures, pour six participants représente quatre-vingt-quatre heures-stagiaires.
Pour les formations à distance asynchrones, la durée retenue est celle estimée au programme, cohérente avec ce que vous avez facturé et avec vos traces de connexion. Le chiffre doit pouvoir être recalculé à partir de vos émargements.
Préparer l'exercice en dix minutes par mois
Tenez un tableau de sessions dès la première action : date, client, type de financeur, effectif, durée, heures-stagiaires, montant facturé, part sous-traitée. Ce tableau alimente le bilan, mais aussi vos indicateurs de résultats publiés et votre suivi commercial.
Les organismes qui tiennent ce tableau remplissent leur bilan en une heure. Ceux qui ne le tiennent pas passent deux jours à retrouver des informations dans leurs factures et leurs mails.