Accéder à son espace
L'espace est rattaché à votre numéro de déclaration d'activité. Les identifiants sont créés lors de l'enregistrement et transmis avec le récépissé.
En cas de perte, la procédure de récupération passe par l'adresse électronique déclarée. C'est là que se produit le blocage le plus courant : une adresse obsolète, jamais mise à jour depuis l'enregistrement.
Le déroulé de la télésaisie du bilan pédagogique et financier
- Sélection de l'exercice à déclarer, parmi ceux ouverts.
- Saisie du bilan financier : produits par origine, puis charges.
- Saisie du bilan pédagogique : stagiaires, heures-stagiaires, ventilation par type d'action et par public.
- Déclaration des intervenants internes et externes.
- Contrôles de cohérence automatiques, puis validation.
- Édition et conservation de l'accusé de dépôt.
La saisie peut être interrompue et reprise. Il est prudent de préparer l'ensemble des chiffres avant de commencer, plutôt que de les chercher en cours de route.
Les blocages les plus fréquents
- Adresse électronique obsolète, empêchant la récupération des identifiants.
- Exercice non ouvert à la saisie, parce que le précédent n'a jamais été déposé.
- Contrôle de cohérence bloquant entre produits déclarés et heures-stagiaires.
- Total de l'activité de formation supérieur au chiffre d'affaires global de la structure.
Les deux derniers ne sont pas des bugs : ce sont des incohérences réelles que le portail refuse d'enregistrer. Elles se corrigent dans vos données, pas dans le formulaire.
Après la validation
L'accusé de dépôt est la seule preuve que vous avez satisfait à l'obligation. Conservez-le avec vos pièces annuelles : c'est lui qui vous protège si la caducité est évoquée à tort.
L'historique des exercices déposés reste consultable dans l'espace. Il constitue un élément utile pour un audit qualité comme pour un contrôle administratif.
Les chiffres à réunir avant d'ouvrir la saisie
La saisie prend une heure quand tout est prêt, et une demi-journée quand il faut chercher. Voici la liste à constituer avant de se connecter.
- Le chiffre d'affaires de formation de l'exercice, isolé du reste de votre activité.
- Sa ventilation par origine : entreprises, organismes gestionnaires de fonds, pouvoirs publics, particuliers, autres organismes de formation.
- Les charges de l'activité, dont le montant de sous-traitance confiée.
- Le nombre de stagiaires distincts et le total des heures-stagiaires.
- La répartition par type d'action et par public accueilli.
- Le nombre d'intervenants internes et externes ayant animé dans l'année.
Un tableau de suivi des sessions tenu au fil de l'eau produit ces six éléments par simple totalisation. C'est le seul document qui rende cette échéance indolore.