Ce qu'il atteste
Il déclare que l'action a bien eu lieu, pour quels bénéficiaires, sur quelle durée effective, et selon quelles modalités. Il est établi et signé par le prestataire.
- L'identité du prestataire et son numéro de déclaration d'activité.
- L'identité du ou des bénéficiaires.
- L'intitulé, la nature et les dates de l'action.
- Le nombre d'heures réellement réalisées, distinct du nombre d'heures prévues.
- Les modalités : présentiel, distanciel, ou combinaison.
Heures prévues, heures réalisées
C'est l'écart entre les deux qui intéresse le financeur. Déclarer les heures prévues alors qu'une demi-journée a été écourtée expose à un remboursement lors d'un contrôle.
Quand et comment le transmettre
Il s'établit à l'issue de l'action et accompagne la facture. Certains financeurs imposent en plus une déclaration de service fait sur leur plateforme, qui déclenche le règlement.
Le rythme dépend du montage : sur une action longue, des certificats intermédiaires peuvent être demandés pour permettre une facturation échelonnée.
Ce qui fait rejeter un certificat de réalisation
- Des heures déclarées supérieures aux heures tracées sur l'émargement.
- Des bénéficiaires absents de l'accord de prise en charge.
- Des dates différentes de celles figurant à la convention.
- Un certificat non signé par le prestataire.
- Une transmission tardive, au-delà du délai fixé par le financeur.
Toutes ces anomalies se détectent par recoupement automatique. Elles ne se négocient pas : elles se corrigent, et la facture repart pour un cycle d'instruction.
La cohérence avec le reste du dossier
Le certificat n'est jamais examiné seul. Il est confronté à la convention, à l'émargement et à la facture : ces quatre documents doivent raconter exactement la même histoire.
C'est pour cette raison qu'il faut le remplir à partir des émargements réels, et non du calendrier prévisionnel. Le gain de temps apparent se paie très cher au premier contrôle.
Actions longues, abandons, sessions reportées
Le certificat suppose une action terminée. Trois situations demandent un traitement particulier, et elles sont fréquentes.
- Une action longue : des certificats intermédiaires peuvent être établis pour permettre une facturation échelonnée, si le financeur l'admet.
- Un abandon : le certificat mentionne les heures réellement suivies, et la prise en charge est ajustée en conséquence.
- Une session reportée : aucun certificat n'est établi tant que l'action n'a pas eu lieu, même si la facturation a été engagée.
Dans les trois cas, la règle est identique : le certificat décrit ce qui s'est passé, pas ce qui était prévu. Un écart déclaré spontanément se traite sans difficulté ; le même écart découvert lors d'un contrôle coûte le remboursement.