Ce que l'indicateur 18 Qualiopi exige
L'attendu du référentiel est de mobiliser et coordonner les différents intervenants internes et externes : pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux. L'indicateur se traite vite quand on sait ce qui est réellement demandé.
L'indicateur demande que l'on sache qui fait quoi autour d'une prestation, et que cette répartition soit réellement tenue : qui conçoit, qui anime, qui facture, qui répond au stagiaire.
Il prend tout son sens dès qu'il y a plus d'une personne, y compris un sous-traitant ou un assistant administratif : l'auditeur cherche la trace de la coordination, pas seulement un organigramme.
Les éléments de preuve attendus
Voici ce qui est habituellement présenté en audit sur ce point.
- Organigramme ou tableau des rôles par prestation
- Contrats et chartes des intervenants
- Traces d'échanges de coordination (réunions, consignes, planning)
Le livret d'accueil, le règlement intérieur et la procédure de réclamation forment le socle documentaire que l'audit Qualiopi demande en premier.
La règle qui vaut pour toutes les preuves
Un élément de preuve est daté et rattachable à une prestation réelle. Un document type, non renseigné et non transmis, ne démontre rien — c'est la différence entre un système décrit et un système appliqué.
Ce que l'auditeur vérifie en priorité
L'auditeur prend une session et demande qui est intervenu, à quel titre, et comment ces personnes ont été coordonnées.
L'échantillonnage porte sur des dossiers réels, choisis par l'auditeur et non proposés par l'organisme. C'est la raison pour laquelle un dossier constitué à la veille de l'audit se repère : les dates se ressemblent toutes et ne recoupent pas l'activité déclarée.
Les non-conformités les plus fréquentes
Ces écarts reviennent régulièrement en audit initial comme en surveillance. Aucun ne relève de la mauvaise foi : ils traduisent presque toujours une pratique réelle mais non tracée.
- Rôles non écrits, chacun « sait »
- Sous-traitant jamais informé des consignes de la prestation
Le cas du formateur indépendant
Seul, l'indicateur se réduit à nommer les rares tiers (comptable, sous-traitant occasionnel) et la manière dont vous les informez.
En adossement, c'est l'organisme porteur qui répond de cet indicateur. Un formateur qui intervient en sous-traitance pour un organisme certifié n'a pas à démontrer cet indicateur à son nom : c'est le donneur d'ordre qui le porte, et qui vous demandera en retour les pièces dont il a besoin pour le tenir.
Un formateur sans Qualiopi n'est pas empêché de former : c'est le financement OPCO qui lui est fermé, et c'est ce que l'adossement Qualiopi rouvre.
Périmètre : qui est audité sur l'indicateur 18
Applicable à tous les prestataires. Il fait partie des 23 indicateurs communs, ceux qu'un prestataire de formation continue non certifiante voit systématiquement en audit.
| Critère de rattachement | Critère 4 — Moyens pédagogiques et techniques |
| Indicateurs de ce critère | 4 |
| Applicabilité | Applicable à tous les prestataires |
| Indicateurs communs du référentiel | 23 sur 32 |
Le nombre d'indicateurs réellement audités dépend des catégories d'actions déclarées lors de la demande de certification. Déclarer une catégorie que l'on n'exerce pas revient à s'imposer des indicateurs supplémentaires sans contrepartie.