Ce que l'indicateur 23 Qualiopi exige
L'attendu du référentiel est de réaliser une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle, et en exploiter les enseignements. Ce que l'auditeur cherche tient en peu de choses.
C'est l'indicateur qui produit le plus de non-conformités du référentiel, pour une raison simple : tout le monde fait de la veille, presque personne ne la trace.
Deux exigences : une veille organisée, avec des sources identifiées, et une exploitation visible — un texte suivi doit se retrouver dans une mise à jour de vos documents ou de votre pratique.
Les éléments de preuve attendus
En pratique, le dossier se compose de ces éléments.
- Journal de veille daté : source, contenu, date, usage qui en a été fait
- Abonnements à des lettres spécialisées ou à des flux officiels
- Mises à jour de documents datées et rattachées à un texte
- Participation à des webinaires réglementaires
La règle qui vaut pour toutes les preuves
Un élément de preuve est daté et rattachable à une prestation réelle. Un document type, non renseigné et non transmis, ne démontre rien — c'est la différence entre un système décrit et un système appliqué.
Ce que l'auditeur vérifie en priorité
L'auditeur demande un exemple précis : quel texte avez-vous suivi ces douze derniers mois, et qu'avez-vous changé ensuite ?
L'échantillonnage porte sur des dossiers réels, choisis par l'auditeur et non proposés par l'organisme. C'est la raison pour laquelle un dossier constitué à la veille de l'audit se repère : les dates se ressemblent toutes et ne recoupent pas l'activité déclarée.
Les non-conformités les plus fréquentes
Ces écarts reviennent régulièrement en audit initial comme en surveillance. Aucun ne relève de la mauvaise foi : ils traduisent presque toujours une pratique réelle mais non tracée.
- Veille affirmée sans aucune trace datée
- Veille collectée mais jamais exploitée
- Journal reconstitué la veille de l'audit, aux dates trop régulières
Le cas du formateur indépendant
Un tableau à quatre colonnes, alimenté une fois par mois pendant dix minutes, suffit. C'est trente minutes par trimestre pour l'indicateur le plus souvent raté.
C'est l'un des points que l'adossement retire de votre feuille de route. Un formateur qui intervient en sous-traitance pour un organisme certifié n'a pas à démontrer cet indicateur à son nom : c'est le donneur d'ordre qui le porte, et qui vous demandera en retour les pièces dont il a besoin pour le tenir.
Périmètre : qui est audité sur l'indicateur 23
Applicable à tous les prestataires. Il fait partie des 22 indicateurs communs, ceux qu'un prestataire de formation continue non certifiante voit systématiquement en audit.
| Critère de rattachement | Critère 6 — Inscription dans l'environnement professionnel |
| Indicateurs de ce critère | 7 |
| Applicabilité | Applicable à tous les prestataires |
| Indicateurs communs du référentiel | 22 sur 32 |
Le nombre d'indicateurs réellement audités dépend des catégories d'actions déclarées lors de la demande de certification. Déclarer une catégorie que l'on n'exerce pas revient à s'imposer des indicateurs supplémentaires sans contrepartie.