Les trois volets attendus
- Hygiène et sécurité : consignes applicables dans les locaux, conduite à tenir en cas d'accident, interdictions.
- Discipline : horaires, assiduité, comportement, usage du matériel et des supports.
- Procédure disciplinaire : sanctions possibles, droits de la personne concernée, garanties procédurales.
Le troisième volet est le plus souvent bâclé, alors que c'est celui qui protège l'organisme en cas de difficulté avec un bénéficiaire.
Le règlement intérieur formation en distanciel
Les règles d'hygiène et de sécurité perdent une partie de leur objet, mais le règlement reste attendu : il porte alors sur l'usage de la plateforme, la confidentialité des accès, le respect du droit d'auteur sur les supports et les règles de comportement en classe virtuelle.
Son absence sur les formations à distance est un écart régulièrement relevé, parce que beaucoup d'organismes considèrent à tort qu'il ne s'applique qu'en présentiel.
Transmission et affichage
Le règlement doit être porté à la connaissance du stagiaire avant son entrée en formation : affichage dans les locaux, remise avec le livret d'accueil, ou dépôt sur la plateforme.
La preuve attendue
Comme pour le livret, c'est la transmission datée qui fait foi. Un règlement parfait, jamais envoyé, ne démontre rien en audit.
Ce qu'il ne faut pas y mettre
- Des clauses commerciales : elles relèvent de la convention ou du contrat, pas du règlement.
- Des conditions d'annulation ou de facturation, pour la même raison.
- Des dispositions applicables à des salariés : le règlement des stagiaires n'est pas celui de l'entreprise.
- Des sanctions disproportionnées ou sans procédure associée.
La procédure disciplinaire, en pratique
C'est le volet le plus souvent expédié, alors qu'il protège l'organisme le jour où un incident survient. Il doit décrire une procédure, pas seulement énoncer des sanctions.
- La nature des sanctions envisageables, de l'avertissement à l'exclusion, graduées.
- L'information préalable de la personne concernée sur les faits reprochés.
- La possibilité pour elle de s'expliquer, et de se faire assister.
- La notification écrite et motivée de la décision.
- L'information de l'employeur ou du financeur lorsque la formation est prise en charge.
Sans cette procédure écrite, une exclusion prononcée en cours de session est difficile à opposer, et la facturation des heures non suivies devient contestable.