Ce que l'indicateur 8 Qualiopi exige
L'attendu du référentiel est de déterminer les procédures de positionnement et d'évaluation des acquis à l'entrée de la prestation. Concrètement, l'attendu se lit en deux temps.
Le positionnement sert à vérifier que le bénéficiaire relève bien de la prestation et à adapter le déroulé aux écarts constatés. Il conditionne l'indicateur 10, sur l'adaptation, qui s'appuie sur ses résultats.
Il doit exister comme procédure et comme trace : un questionnaire type, et un exemplaire renseigné par bénéficiaire dans chaque dossier de session.
Les éléments de preuve attendus
Ce sont ces documents que l'auditeur demandera à voir.
- Procédure de positionnement décrite
- Questionnaire ou test d'entrée renseigné, daté, par bénéficiaire
- Compte rendu d'entretien de positionnement
- Trace de l'adaptation décidée à l'issue du positionnement
La règle qui vaut pour toutes les preuves
Un élément de preuve est daté et rattachable à une prestation réelle. Un document type, non renseigné et non transmis, ne démontre rien — c'est la différence entre un système décrit et un système appliqué.
Ce que l'auditeur vérifie en priorité
L'auditeur ouvre un dossier de session et cherche le positionnement du bénéficiaire. Une procédure sans exécution est une non-conformité.
L'échantillonnage porte sur des dossiers réels, choisis par l'auditeur et non proposés par l'organisme. C'est la raison pour laquelle un dossier constitué à la veille de l'audit se repère : les dates se ressemblent toutes et ne recoupent pas l'activité déclarée.
Les non-conformités les plus fréquentes
Ces écarts reviennent régulièrement en audit initial comme en surveillance. Aucun ne relève de la mauvaise foi : ils traduisent presque toujours une pratique réelle mais non tracée.
- Procédure écrite mais jamais appliquée
- Positionnement collectif non individualisé
- Résultats du positionnement sans suite visible sur le déroulé
Le cas du formateur indépendant
C'est la non-conformité la plus fréquente chez les indépendants. Un questionnaire de dix questions envoyé avant chaque session, conservé dans le dossier, y répond entièrement.
Dans un montage de sous-traitance, la charge de cette preuve se déplace. Un formateur qui intervient en sous-traitance pour un organisme certifié n'a pas à démontrer cet indicateur à son nom : c'est le donneur d'ordre qui le porte, et qui vous demandera en retour les pièces dont il a besoin pour le tenir.
Périmètre : qui est audité sur l'indicateur 8
Applicable à tous les prestataires. Il fait partie des 22 indicateurs communs, ceux qu'un prestataire de formation continue non certifiante voit systématiquement en audit.
| Critère de rattachement | Critère 2 — Objectifs des prestations |
| Indicateurs de ce critère | 5 |
| Applicabilité | Applicable à tous les prestataires |
| Indicateurs communs du référentiel | 22 sur 32 |
Le nombre d'indicateurs réellement audités dépend des catégories d'actions déclarées lors de la demande de certification. Déclarer une catégorie que l'on n'exerce pas revient à s'imposer des indicateurs supplémentaires sans contrepartie.