Ce que l'indicateur 9 Qualiopi exige
L'attendu du référentiel est de informer les bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation. L'indicateur se traite vite quand on sait ce qui est réellement demandé.
L'information porte sur le concret : dates, horaires, lieu ou modalités de connexion, matériel nécessaire, règles applicables, personne à contacter en cas de difficulté.
Elle se matérialise par une convocation et, le plus souvent, un livret d'accueil accompagné du règlement intérieur. La preuve attendue est l'envoi, daté, pas seulement l'existence du document.
Les éléments de preuve attendus
Voici ce qui est habituellement présenté en audit sur ce point.
- Convocation envoyée, datée et nominative
- Livret d'accueil remis aux bénéficiaires
- Règlement intérieur porté à connaissance
- Courriel ou plateforme attestant de la transmission
La règle qui vaut pour toutes les preuves
Un élément de preuve est daté et rattachable à une prestation réelle. Un document type, non renseigné et non transmis, ne démontre rien — c'est la différence entre un système décrit et un système appliqué.
Ce que l'auditeur vérifie en priorité
L'auditeur demande la preuve de l'envoi pour une session précise. Un document type non transmis ne vaut pas preuve.
L'échantillonnage porte sur des dossiers réels, choisis par l'auditeur et non proposés par l'organisme. C'est la raison pour laquelle un dossier constitué à la veille de l'audit se repère : les dates se ressemblent toutes et ne recoupent pas l'activité déclarée.
Les non-conformités les plus fréquentes
Ces écarts reviennent régulièrement en audit initial comme en surveillance. Aucun ne relève de la mauvaise foi : ils traduisent presque toujours une pratique réelle mais non tracée.
- Livret d'accueil existant mais jamais envoyé
- Règlement intérieur absent pour les formations à distance
- Aucune trace horodatée de la transmission
Le cas du formateur indépendant
Un courriel type de convocation, avec le livret et le règlement en pièces jointes, transforme cet indicateur en formalité de trente secondes par session.
En adossement, c'est l'organisme porteur qui répond de cet indicateur. Un formateur qui intervient en sous-traitance pour un organisme certifié n'a pas à démontrer cet indicateur à son nom : c'est le donneur d'ordre qui le porte, et qui vous demandera en retour les pièces dont il a besoin pour le tenir.
Périmètre : qui est audité sur l'indicateur 9
Applicable à tous les prestataires. Il fait partie des 22 indicateurs communs, ceux qu'un prestataire de formation continue non certifiante voit systématiquement en audit.
| Critère de rattachement | Critère 3 — Adaptation aux publics bénéficiaires |
| Indicateurs de ce critère | 8 |
| Applicabilité | Applicable à tous les prestataires |
| Indicateurs communs du référentiel | 22 sur 32 |
Le nombre d'indicateurs réellement audités dépend des catégories d'actions déclarées lors de la demande de certification. Déclarer une catégorie que l'on n'exerce pas revient à s'imposer des indicateurs supplémentaires sans contrepartie.