Ce que l'indicateur 4 Qualiopi exige
L'attendu du référentiel est de analyser le besoin du bénéficiaire en lien avec l'entreprise et, le cas échéant, avec le financeur concerné. Concrètement, l'attendu se lit en deux temps.
L'analyse du besoin est le point de départ de toute la chaîne : c'est elle qui justifie les objectifs, donc les contenus, donc l'évaluation. Un auditeur qui ne la trouve pas remet en cause tout le reste du critère 2.
Elle n'exige aucun formalisme lourd. Un compte rendu d'entretien d'une page, daté, reprenant la demande du client, le contexte, le public et les contraintes, suffit largement pour une action intra-entreprise.
Les éléments de preuve attendus
Ce sont ces documents que l'auditeur demandera à voir.
- Compte rendu d'entretien préalable, daté et nominatif
- Questionnaire d'analyse du besoin renseigné
- Cahier des charges ou demande écrite du client
- Échanges de courriels tracés avant la contractualisation
La règle qui vaut pour toutes les preuves
Un élément de preuve est daté et rattachable à une prestation réelle. Un document type, non renseigné et non transmis, ne démontre rien — c'est la différence entre un système décrit et un système appliqué.
Ce que l'auditeur vérifie en priorité
L'auditeur prend un dossier de session au hasard et cherche la trace écrite de l'échange amont. Il vérifie ensuite que les objectifs du programme répondent à ce qui y est décrit.
L'échantillonnage porte sur des dossiers réels, choisis par l'auditeur et non proposés par l'organisme. C'est la raison pour laquelle un dossier constitué à la veille de l'audit se repère : les dates se ressemblent toutes et ne recoupent pas l'activité déclarée.
Les non-conformités les plus fréquentes
Ces écarts reviennent régulièrement en audit initial comme en surveillance. Aucun ne relève de la mauvaise foi : ils traduisent presque toujours une pratique réelle mais non tracée.
- Aucune trace écrite : l'analyse a eu lieu, oralement, et n'existe donc pas pour l'audit
- Besoin déduit du catalogue plutôt que recueilli auprès du client
- Programme identique quel que soit le contexte du client
Le cas du formateur indépendant
C'est l'écart le plus fréquent chez les formateurs expérimentés : ils analysent très bien, au téléphone, et n'écrivent rien. Un modèle de compte rendu et dix minutes après chaque appel règlent l'indicateur.
Dans un montage de sous-traitance, la charge de cette preuve se déplace. Un formateur qui intervient en sous-traitance pour un organisme certifié n'a pas à démontrer cet indicateur à son nom : c'est le donneur d'ordre qui le porte, et qui vous demandera en retour les pièces dont il a besoin pour le tenir.
Périmètre : qui est audité sur l'indicateur 4
Applicable à tous les prestataires. Il fait partie des 22 indicateurs communs, ceux qu'un prestataire de formation continue non certifiante voit systématiquement en audit.
| Critère de rattachement | Critère 2 — Objectifs des prestations |
| Indicateurs de ce critère | 5 |
| Applicabilité | Applicable à tous les prestataires |
| Indicateurs communs du référentiel | 22 sur 32 |
Le nombre d'indicateurs réellement audités dépend des catégories d'actions déclarées lors de la demande de certification. Déclarer une catégorie que l'on n'exerce pas revient à s'imposer des indicateurs supplémentaires sans contrepartie.